Pendant la thèse

Comité de suivi de thèse (CSI)

L’arrêté du 26 août 2022 relatif à la formation doctorale a rendu obligatoire les comités de suivi individuel de thèse avant toute réinscription annuelle jusqu'à la fin du doctorat. Le CSI veille au bon déroulement du cursus en s'appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation. L’ED dispose d'un cadre commun pour l’ensemble des doctorant.es

L’objectif des CSI est d’apporter un regard extérieur et annuel sur le projet de thèse afin d’aider le/la doctorant.e et son encadrement pour sa réalisation. Ses membres fournissent aux doctorant.es des conseils et des orientations pour leur activité de recherche, pour leur formation et la poursuite de leur parcours professionnel. Ils doivent être ouverts sur l'extérieur, associer les instances responsables du suivi des doctorant.es (direction de thèse, d'unité, d'ED), et apporter aux doctorant.es un appui pour la résolution des problèmes professionnels de tous ordres, y compris relationnels

L' entretien est organisé sous la forme de trois étapes distinctes : présentation des travaux et discussions, entretien avec le/la doctorant.e sans la direction de thèse, entretien avec la direction de thèse sans le/la doctorante

En cas de difficulté importante du/de la doctorant.e, le comité de suivi de thèse doit identifier les problèmes, et les signaler à l'ED. Le comité peut formuler des propositions pour les résoudre, recommandations qui peuvent être écrites et jointes au dossier de suivi du doctorant conservé par l’ED

La composition du CSI est proposée par le/la doctorant.e et sa direction de thèse en concertation avec la direction des études doctorales (DED), puis soumis pour validation à l’ED avec la date prévue de sa réunion. Le CSI est constitué pour la durée de la thèse, mais sa composition peut être modifiée si nécessaire, après avis de l’ED. La participation au CSI n’est pas contradictoire avec la participation au jury de la thèse : les membres du CSI ne peuvent pas être rapporteur.es de la thèse mais peuvent être examinateurs/trices ou Président.e du Jury de soutenance.

La composition du comité doit être communiquée à l’Ecole Doctorale au moins 15 jours avant la tenue du CSI

Le CSI comprend au minimum :

  • Un membre extérieur à l’établissement et au laboratoire, spécialiste de la discipline ou en lien avec le domaine de la thèse
  • Un membre non spécialiste extérieur au domaine de recherche du travail de la thèse (il devra être d’une spécialité de doctorat différente de celle du/de la doctorant.e, extérieur au laboratoire

La direction de thèse a un statut de membre invité du comité

  • La Direction des Etudes Doctorales ou de l’Ecole Doctorale participe à la réunion des comités de thèse organisés dans le cas d’inscriptions dérogatoires (au-delà de la 3ème année; voir ci-dessous la rubrique « fonctionnement du CSI » )

Au moins l’un des deux membres extérieurs doit être HDR

Les membres extérieurs du CSI ne participent pas à la direction du travail du/de la doctorant.e ni à la valorisation des résultats (publications, etc.)

La présidence du comité est assurée par la personne extérieure à l’établissement. Elle est garante de la rédaction du rapport et doit le signer

L’utilisation de la visioconférence permet facilement d’ouvrir le comité à des membres extérieurs

Le rapport du CSI doit parvenir à l’ED avant chaque réinscription, y compris en cas de demande dérogatoire d’inscription pour une 4ème année pleine (les soutenances au premier trimestre de l’année civile N+1 ne sont pas concernées), ou pour des inscriptions ultérieures. C’est pourquoi le CSI doit se réunir obligatoirement quelques semaines avant l'inscription en deuxième année et ensuite avant chaque nouvelle inscription jusqu'à la fin du doctorat (de préférence avant le 15 septembre de l’année en cours).

Les frais liés à l’organisation du comité sont à la charge de l’unité de recherche

En cas de demande dérogatoire d’inscription pour une 4ème année pleine ou au delà, le comité doit considérer prioritairement les causes du retard dans le déroulement de la thèse, la planification de la soutenance, la situation du/de la doctorant.e, son financement et ses perspectives d’insertion professionnelle.

Il est nécessaire de prévoir 1h30 minimum pour chaque réunion du CSI. Elle devra inclure trois étapes distinctes : présentation de l'avancement des travaux et discussions, entretien avec le/la doctorant.e sans la direction de thèse, entretien avec la direction de thèse sans le/la doctorant.e

Le comité évalue les conditions de la formation et les avancées de la recherche. Il est particulièrement vigilant à repérer toute forme de conflit, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d'agissement sexiste, de manquement à l’éthique de la recherche ou à l’intégrité scientifique, et tout conflit d’intérêt. En cas de difficultés identifiés, il s’engage à alerter immédiatement la direction de l'ED, en veillant à assurer la confidentialité sur ce qui aura pu être échangé lors des entretiens, afin d’engager une médiation

La réunion se termine par les conclusions et recommandations.

La Présidence de CSI rédige dans les 15 jours suivants un rapport, en utilisant obligatoirement le formulaire disponible sur cette page.

Toutes les rubriques du formulaire doivent être documentées.

Pour les inscriptions dérogatoires (4ème année ou au-delà), les rubriques doivent être particulièrement détaillées et la date prévue pour la soutenance est impérativement mentionnée.

Le rapport est envoyé au/à la doctorant.e et sa direction de thèse pour signature. Le formulaire est ensuite transmis à la DED puis à la Direction de l’ED.

L’ED ne peut autoriser aucune réinscription sans rapport de CSI signé par toutes les parties.

Le rapport sera intégré dans ADUM 

Conseils pratiques

Pour la Réunion du CSI - Attention : pas d'inscription administrative sans rapport de CSI
Vous réunissez au moins une fois par an votre CSI obligatoirement avant chaque nouvelle inscription jusqu’à la fin du doctorat.
Pour bien comprendre, voici les étapes en bref :
1) Je réunis mon CSI (idéalement entre avril et octobre)
2) J’attends le rapport de CI et son avis
3) Je me réinscris à l'EG et administrativement (avant le 15 décembre)

  • L'avis du CSI est impératif et nécessaire pour que votre réinscription puisse être traitée.
  • Veillez à bien anticiper la réunion, et la remise du rapport du CSI afin de vous réinscrire avant le 15 décembre

A noter : si votre première inscription a lieu tardivement, entre janvier et avril, vous devez obligatoirement réunir votre CSI avant le mois de décembre de la même année.
Le rapport reflétera la courte durée depuis votre inscription. Les membres du CSI en tiendront compte.

Les démarches administratives par le.la doctorant.e :
1)    Transmission de la composition de votre CSI (qui sera validée par vos directions de thèse, laboratoire et d'études doctorales) à communiquer à l’EG (sec-edsmre(a)univ-lille.fr) 15 jours minimum avant la tenue du CSI
2)    Dépôt du rapport de CSI validé par le Président du CSI, vos directions de thèse, laboratoire et d'études doctorales et la direction de l'EG dans l'onglet "documents à joindre" sur votre profil ADUM

NOUVEAU : SI VOUS ORGANISEZ VOTRE 1ER CSI EN 2025

Ces formulaires actualisés sont faits pour vous !
Le formulaire de composition inclut un questionnaire d'autoévaluation des liens d'intérêt, permettant aux membres extérieurs pressentis des CSI d'examiner leurs éventuels liens avec les acteurs d'un projet doctoral et de contribuer ainsi à garantir l'impartialité et l'indépendance du comité

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SI VOUS ORGANISEZ VOTRE 2EME CSI OU AU-DELA EN 2025

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